Google 也有群組聊天室?Google Chat 聊天室和其他通訊軟體的聊天室究竟有何不同呢?Google Chat 是 Google Workspace 中作為團隊溝通、討論專案的應用程式,除了文字通訊、檔案分享功能外,還整合了任務分派、專案討論串建立、會議發起等辦公應用,讓企業使用者可以透過 Google Chat 即時與同仁進行意見交流、專案分工。

首先,建立 Google Chat 聊天室就相當於在通訊軟體上建立一個群組聊天一樣,您可以依據不同目的建立對應的聊天室,舉例來說,當需要跨部門討論一場活動時,您就可以邀請行銷部、業務部、技術部同仁一起加入聊天室、即時回報消息與討論工作進度。

而 Google Chat 聊天室還有一個強大的設計,就是每則訊息可以自成一個「討論串」,當有人發起了一個問題,其他人可以直接在此訊息底下回覆,變成討論串;而有其他問答需求的同仁則可以另開新的討論串,如此一來,在單一討論串得以專注討論一個議題,避免失焦。這可以應用在日常協助處理客戶疑難雜症的情況,為各個問題與其延伸出來的狀況建立不同討論串,讓一來一往的問答變得更加一目了然。

 

文章重點搶先掌握

  • 在 Google Chat 中建立討論串 操作懶人包
  • 在 Google Chat 中建立討論串 完整操作圖文教學
  • 刪除/離開 Google Chat 聊天室 注意事項

 

在 Google Chat 中建立討論串 操作懶人包

Step 1:在 Google Chat 介面中點擊聊天室旁邊的『+』,選擇『建立聊天室』

Step 2:對此聊天室命名,並選擇欲加入聊天室的成員

Step 3:勾選『使用討論串式回覆』

Step 4:按下『在「討論串」中發起新討論串』,即可建立您的聊天室討論串

 

馬上跟著宏庭 Google Workspace 架構師一步一步操作吧!

 

在 Google Chat 中建立討論串 完整操作圖文教學

Step 1:在 Google Chat 介面中點擊聊天室旁邊的『+』,選擇『建立聊天室』

Step 2:接著會跳出建立聊天室的視窗,您可以對此聊天室命名,並加入聊天室的成員。

如果此聊天室需要邀請公司外的成員,那就必須要在建立聊天室前,先勾選『允許機構以外的使用者加入』再按下建立。

Step 3:勾選『使用討論串式回覆』。

在聊天室/聊天討論串中,您還是可以持續以『新增成員和機器人』加入其他成員,也可以與聊天室成員『共用檔案』或『指派工作』給聊天室內的成員。

Step 4:按下『在「討論串」中發起新討論串』,開始您的聊天討論串

在聊天室/聊天討論串中,就如同平常使用1對1模式的 Google Chat 一樣,您也可以立即發起一場 Google Meet 會議或使用多樣化的表情符號進行聊天。

 

刪除/離開 Google Chat 聊天室 注意事項

若聊天室已經無須使用,或者面臨專案人員異動,您可以選擇刪除或離開聊天室。而在刪除聊天室前,您有以下幾個重要事項需要注意:

  1. 只有聊天室建立者才能刪除聊天室。
  2. 刪除聊天室後,聊天室中的所有訊息和工作會一併遭到刪除;系統也會移除透過 Chat 聊天室分享之檔案的權限,但不會刪除該檔案。
  3. 聊天室一經刪除即無法復原。

 

如果您是一個被邀請加入離天室的人,也就是說,您並非聊天室的建立者,那您就只能選擇『離開』聊天室。

使用 Google Chat 聊天室討論串,不僅能讓企業內的跨部門溝通得以聚焦,也能助力客戶日常疑問的解惑在單一討論串只專注討論一個議題,將原本零散的一問一答收斂成依主題劃分的多個討論串,讓企業內外部溝通更有效益。


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