常見問題指引
排解你的數位轉型疑難雜症

Google Workspace 為什麼會有免費版和付費版的差別?保管箱是什麼?搬遷過程會停機導致營運中斷嗎?剛導入系統的您是否也有著諸多問題呢?

別擔心,宏庭深知企業在導入新系統時會有許多疑惑,貼心整理常見問題Q&A,除了 Google Workspace,還有Google Meet HardwareGoogle Workspace for Education等主題,為您排解疑難雜症。

Google Workspace 方案-購買前

Google Workspace 的 Gmail 與免費版 Gmail 的差異是什麼?

• 企業用專屬域名:企業版 Google Workspace 能夠擁有專屬的企業網域名信箱名稱,例如:@microfusion.cloud ,透過電子郵件能帶給客戶專業的第一印象。

• Google Admin後台管理功能:強大的管理者後台可以讓管理員輕鬆控管企業資訊系統,包含郵件、儲存空間的運用,都能簡單清楚、確保安全性,並方便管理離職員工帳號及資料。

• 雲端儲存空間升級:Google 僅提供一般 Gmail 帳號 15GB 免費使用空間,升級至企業用 Google Workspace 帳號後,使用空間依方案從最低 30GB 至無上限(*適用使用空間無上限方案,有最低授權購買限制)。

• 閱讀完整文章:https://bit.ly/3Bo65iF

Google Meet 免費版及付費版的差異是什麼?

• 免費版:擁有視訊會議上限 100 人及會議時數上限 1 小時的限制。

• 付費版:依不同方案享有不同限制,最高方案視訊會議人數可達 250人、會議小時上限 24 小時,更可以開啟網域內直播 100K 人次。(詳見Google Workspace 方案介紹)

什麼是保管箱?

保管箱是 Google Workspace 的資訊管理與電子蒐證 (ediscovery) 工具,可讓您對使用者的 Google Workspace 資料執行保留、搜尋、匯出及設定訴訟保留。

保管箱適用於下列資料:

• Gmail 郵件
• 雲端硬碟檔案
• Google Chat 訊息 (須開啟記錄功能)
• Google Meet 錄製內容及相關即時通訊、問與答和意見調查記錄
• Google 網路論壇訊息

和經銷商合作的好處是什麼?

遺失管理員密碼時我們將為您進行絕地救援,經銷商的工程師可即時為您處理公司郵件系統的突發狀況。比起 Google 原廠的支援方案(流程、手續繁複),宏庭能更及時排解您的問題 (技術支援等級視方案而定)。

Google Workspace 方案-購買中

從導入 Google Workspace 到設定完成需要多久?

需要視網域驗證與 MX 設定的時間而定,若貴公司網域驗證已完成,且無須做額外設定,最快則可在 1 天內完成導入。由於網域驗證是由代管商決定生效的時間,處理最短 30 分鐘就可以完成、長則可能需要 48-72 小時。

導入 Google Workspace 過程會不會有停機時間 Downtime 影響正常作業?

不會,在前置作業中我們的團隊會設定合適的作業流程,避免這項問題。且宏庭專業架構師團隊會先完成 MX 設定,將新的信件將會轉到 Gmail 的伺服器,避免漏掉信件。再者,Google 的收信與寄信服務分屬不同的伺服器,在搬遷的同時還是可以正常收信。

搬遷過程中,資料夾是否會被同步上去?

過去在 Outlook 已經設定的資料夾,可以透過 Google 上傳工具 PST 檔,連同資料夾設定可以完整遷移。

信件搬遷需要多久的工作時間?

視貴公司帳號數量與總信件量而定,數量越多則需要越多的時間,同時網路頻寬也會影響搬遷的速度,可由宏庭專案團隊先為您預估明確的工作時程。

什麼時候搬遷較為恰當?

在 MX 設定完成之後再搬遷信件比較恰當,一但設定完成之後就不會影響收發信狀況。

資料搬遷的方式有哪些?

Google 內部提供 GSMMO/GSMME 等可以協助您從 Outlook、Exchange 等郵件系統搬遷到 Google Workspace;或者是您也可以將檔案內容打包成 PST 檔做手動上傳;也可透過額外付費的第三方工具進行搬遷。

員工離職的信件可以如何處理?

信件搬遷的方式有很多種,宏庭資深架構師可依貴公司的環境提供最佳解決方案。

超級管理員是否可以在後台指派授權?

可以,超級管理員可透過 Google Admin 後台操作指派授權、新增/刪除使用者,並管理帳號安全設定等等。

Google for Education 方案-購買前

Google Workspace教育版提供哪些版本?我該如何選擇?

• Fundamentals 教育基本版:提供學校機構基本的溝通和協作功能,可使用一系列的教學輔助工具,例如:Classroom、Google Meet、Google 文件、Google表單等。

• Standard 教育標準版:除了與 Education Fundamentals 相同的工具外,此方案提供進階安全性功能及完善的管理控制項,例如:安全性資訊主頁報告、情境感知存取權等控制項目。

• Teaching and Learning Upgrade 教學升級版:以 Education Fundamentals 為基礎,此方案提供更強大的視訊溝通服務,例如:使用 Google Meet 中的分組討論室、追蹤學生出席狀況等功能。

• Plus 教育旗艦版:提供教育機構全方位的解決方案。

教職員及學生的授權是否有不同?

• Eductaion Standard 教育標準版:學生及教職員分別提供授權,但使用相同功能。

• Teaching and Learning Upgarde 教學升級版:老師及學生的帳戶授權相同。

• Education Plus 教育旗艦版:學生及教職員分別提供授權,只有教職員授權的使用者可以直播視訊會議,除此之外的功能,學生及教職員皆相同。

Google Workspace 教育版是否可以試用?

可以,Google Workspace for Education 為付費方案(Teaching and Learning Upgrade、Education Standard、Education Plus)提供新網域教育用戶上限 50 個授權數、60 天的免費試用期,Fundamentals 為免費方案,不在此限。而宏庭科技為 Google for Education Premier Partner,可以為您申請試用與後續導入服務!

哪些版本提供進階的遠距教學視訊功能,例如分組討論室、追蹤出席狀況等?

如果想要使用 Google Meet 中的進階功能,如「意見調查、分組討論室、追蹤出席狀況、噪音消除」等功能,可以為學校機構選擇方案:Teaching and Learning Upgrade 或 Education Plus。

Google Workspace 教育版的儲存空間配額是否有不同?

所有 Education 版本皆提供學校 100 TB 的儲存空間,供全校共同使用。如果您選擇Teaching and Learning Upgrade 方案,則每份授權將有額外 100GB 儲存空間;若使用 Education Plus,則每份授權將有額外 20GB 儲存空間。

Google for Education方案-購買中

Google Workspace 教育版的申請資格為何?

如要符合 Google Workspace for Education 申請資格,必須是政府認可並獲得正式認證的幼兒園、小學、國高中,以及高等教育機構,可提供國內或國際認可的初級、中級或高級證書。

Google Workspace 教育版的資格核准程序需要多久才能完成?

在您提出申請及驗證網域之後,Google 會審查貴機構的資格,通常可以在 14 個工作天內結束核准程序。

Google Workspace 教育版的資格核准程序需要審核哪些資料?

• 載明機構教育狀態的正式認證文件掃描副本。

• 您的姓名、聯絡電子郵件 (與 Google Workspace 帳戶無關) 以及職稱、職務或與貴教育機構的關係。

• 貴教育機構的官方網站。

導入 Google Workspace 教育版需要多久時間?

經銷商協助貴機構提出申請後,貴機構將收到來自 Google Education 小組的審核文件遞交信件,您需要在 24 小時內回覆該信件,並交由 Google 審核,通常可以在 14 個工作天內結束核准程序並啟用。

我該購買多少付費授權?

• Teaching and Learning Upgrade:沒有購買最低數量限制。

• Education Standard 及 Education Plus:最低數量限制為 50 個授權,購買數量需依據貴機構全職學生的註冊人數計算。舉例來說,如果貴校有 1,000 位全職學生,您至少須購買 1,000 個授權,每購買 4 個學生授權,就能免費獲得 1 個教職員授權,也可以為其他可能需要帳戶的使用者 (例如校友) 額外購買授權。

Google Meet Hardware

自己在網路上買 Google Meet Hardware 設備,和跟宏庭購買有什麼區別?

宏庭會為客戶的 Google Meet Hardware 設備建立好內部的 ChromeOS 功能,使客戶在自行串接時更加容易上手。

Google Meet Hardware 需要額外購買授權嗎?

需具備至少一組企業版 Google Workspace 帳號及 GMH license,每台硬體搭配一張license。