G Suite 數位轉型,提升專案執行效率,

讓工作夥伴事半功倍!


在企業上班專案的數量總是與日俱增?您知道嗎?專案管理從來都不是專案經理一個人的事情!只要您屬於專案中的一環,您提出的建議都有機會對專案進行帶來幫助。G Suite 正是 Google 為企業簡化繁雜專案過程所設計的雲端服務,透過這項產品,專案執行的效率能夠提升、專案管理的效能能夠更順利展現!以下將介紹各種G Suite能夠協助專案管理的功能:

 

建立專案基礎

Step 1:建立群組信箱

Step 2:建立小組或專案的 Calendar

Step 3:建立定期會議

Step 4:創立團隊用的 Sites

 

儲存專案資料

Step 1:建立專案資料夾

Step 2:將相關資料整理到專案資料夾內

Step 3:善用「建立副本」功能建立範本

Step 4:在專案日曆中填上資料連結

 

在 Google Sheets 中設立專案計畫並追蹤

Step 1:用 Sheets 建立甘特圖查看成員更新,並連結 Task

Step 2:可在 Sheets 欄位中「註解」資料詳情

Step 3:透過「資料驗證」統一資訊格式

Step 4:設立「條件化格式」自動標示表格顏色

Step 5:設立「通知規則」即時接收表格變動

 

分享專案資料

Step 1:分享不同程度的資料夾權限給小組成員

Step 2:成員可以檢視資料夾中的活動紀錄

 

管理專案

Step 1:專案管理者可以透過「活動記錄」追蹤成員進度

Step 2:用 Calendar 標明專案的階段

Step 3:藉由群組信件通知小組成員專案狀況

Step 4:為檔案設定「變更到期日」

Step 5:用 Slides 連結雲端資料製作結案報告

 

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