Admin(管理員)權限究竟如何設定才能最適公司規範?特別在公司對雲端硬碟資料有嚴格的規範,身為管理員該如何透過後台控管檔案分享權限?可以設定只開放分享權限給公司核准過的名單嗎?

 

現在身為管理員的你,再也不必擔心上述問題,Google 雲端硬碟 (Google Drive) 讓使用者可以隨時隨地分享檔案給公司同仁以及外部夥伴,但對於需更嚴謹與嚴格控管資安的企業來說,在導入 Google Cloud 服務後,希望能限制員工對外部人員共享 Google 雲端硬碟資料的權限,或是只限定開放權限給公司核准且允許的名單。對此,Google 雲端硬碟提供了管理員「檔案分享權限控管」的機制,讓IT管理員在管理企業資料上能更加嚴謹、守護資料安全。

 

Google Drive 檔案分享權限控管 三步驟操作懶人包

Step 1:從 Google 服務中點選『管理員』,並以「超級管理員」身份或「擁有雲端硬碟管理權的管理員」身份登入 Google Admin 後台

Step 2:前往『應用程式』>『Google Workspace』>『 雲端硬碟與文件』>『共用設定』

Step 3:點選『共用選項』,依照企業資安需求選擇『關閉』/『許可網域』/『開啟』



馬上跟著宏庭 Google Workspace 架構師一步一步操作吧!



Step 1:從 Google 服務中點選『管理員』,並以「超級管理員」身份或「擁有雲端硬碟管理權的管理員」身份登入 Google Admin 後台。

 

Step 2:登入管理員後台後,前往『應用程式』>『Google Workspace』>『 雲端硬碟與文件』>『共用設定』

 

Step 3:打開共用設定後,您將看到『共用選項』,這邊預設為開啟,也就是不限制公司成員對誰分享文件檔案。管理員如果有需要調整共用權限設定,點選『共用選項』進入修改即可。

在『共用選項』中,您會看到有三種政策模式:

  1. 關閉:企業網域內的使用者不可以與網域外的人員共用資料,只允許網域內的使用者彼此共享檔案。
  2. 許可網域:白名單模式,允許網域內的使用者分享檔案給「被管理員設置為許可」的網域外使用者。
  3. 開啟:網域內的使用者可以與網域外的人員共用,且不受到任何限制。

此外,管理員可以透過 Google Admin 後台一次性針對公司「所有成員」做政策調整,也可以為「不同部門或單位」調整 Google 雲端硬碟的共享權限,輕鬆對公司各單位的 Google 雲端硬碟做出相對應的權限控管,強化企業資料安全。

 

管理員可以點選左側的『搜尋機構單位』,去變更 Google 雲端硬碟共用的政策。舉例來說,管理員能夠設定關閉財務部的共用權限,但開啟其他所有部門的檔案共享權限。

Google 雲端硬碟提供便利的檔案共享機制與權限分派政策,與此同時,也提供企業IT管理員嚴謹的權限控管方式,讓管理員可以輕鬆依照公司政策去調配分享權限,也讓企業無需擔心上雲轉型伴隨而來的資安隱憂。

 

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