以為 Google Chat 只能聊天傳訊息嗎?NO!別小瞧了 Google Chat,現在就讓宏庭架構師手把手帶您透過 Google Chat 實現高效辦公!Google Chat 是 Google Workspace 中作為團隊溝通、討論專案的應用程式,除了文字通訊、檔案分享功能外,還整合了任務分派、專案討論串建立、會議發起等辦公應用,讓企業使用者可以透過 Google Chat 即時與同仁進行意見交流、專案分工。若溝通期間發現需要共享螢幕畫面或進行音訊、視訊對話,還能立即在對話框中發起 Google Meet 會議,一個介面滿足多種需求。

 

文章段落

  • 直接啟用 Google Chat 操作懶人包
  • 透過 Gmail 介面使用 Google Chat 操作懶人包
  • 透過 Google Chat 共享檔案操作懶人包
  • 透過 Google Chat 發起視訊會議操作懶人包
  • 直接啟用 Google Chat:完整操作圖文教學
  • 在 Gmail 介面中使用 Google Chat:完整操作圖文教學
  • 用 Google Chat 一鍵發起會議與共享檔案:完整操作圖文教學

 

直接啟用 Google Chat 操作懶人包

Step 1:從 Google 服務中點選『Chat』

Step 2:進入 Chat 介面頁面後,透過點選『+』輸入同事的信箱,就能開始傳送訊息給該同仁囉!

 

透過 Gmail 介面使用 Google Chat 操作懶人包

Step 1:前往『設定』點選 『查看所有設定』

Step 2:前往『即時通訊和 Meet』,確認 Google Chat 服務已開啟

Step 3:從『即時通訊』區塊點選『+』,輸入同事的信箱,就能開始進行對話囉!

 

透過 Google Chat 共享檔案操作懶人包

方法 1:點選訊息框右側的『檔案上傳』圖示,直接上傳本機電腦上的檔案

方法 2:點選訊息框左側的『+』圖示,再點選『雲端硬碟檔案』,選擇您欲分享的雲端檔案

 

透過 Google Chat 發起視訊會議操作懶人包

方法 1:點選訊息框右側的『視訊會議』圖示,再按enter鍵,即可邀請對方加入 Google Meet 會議

方法 2:點選訊息框左側的『發起會議』,再複製會議連結,傳送給對方,也是一種邀請加入 Google Meet 會議的方法喔!

 

馬上跟著宏庭 Google Workspace 架構師一步一步操作吧!

 

直接啟用 Google Chat 

Step 1:您可以從 Google 服務中點選『Chat』來使用 Google Chat 服務

 

Step 2:進入 Chat 介面頁面後,透過點選『+』輸入同事的信箱,就能開始傳送訊息給該同仁囉!

 

另一方面,透過 Google Chat 介面右上角的『齒輪』圖示,您可以隨時調整以下設定:

  1. 允許/關閉即時通訊桌面通知:當您不在 Google Chat 視窗上時,桌面通知將提醒您,有同仁向您發送了訊息。
  2. 開啟/關閉即時通訊通知音效:您可以選擇跳出桌面通知的同時需不需要音效提醒,若您擔心受到干擾,隨時都可以關閉音效。
  3. 開啟/關閉電子郵件通知:若您有開啟此設定,有未讀訊息時,系統將自動發送電子郵件告知您留意訊息。
  4. 管理已封鎖的使用者及聊天室:在這邊可以看到被您封鎖的使用者及聊天室,您可以在此介面瀏覽清單或者解除封鎖。

 

在 Gmail 介面中使用 Google Chat

Step 1:在 Gmail 中使用 Google Chat 前,需要先確認 Google Chat 服務是否已開啟,你可以前往『齒輪(設定)』 > 『查看所有設定』

 

Step 2:前往『即時通訊和 Meet』,確認 Google Chat 服務已開啟

 

Step 3:從『即時通訊』區塊點選『+』,一樣輸入同事的信箱,就能開始進行對話囉!

 

用 Google Chat 一鍵發起會議與共享檔案

在了解基本介面操作後,接下來宏庭 Google Workspace 架構師就要來介紹 Google Chat 適用於團隊的三種實用應用,一起來看看吧!

 

  1. 透過 Google Chat 共享檔案

與同事討論專案的過程中,不乏需要共享簡報、試算表、文件等檔案的時機,透過 Google Chat 您不只可以上傳本機電腦中的檔案,還能直接共享 Google Drive 雲端硬碟上的檔案。

 

  • 點選訊息框右側的『檔案上傳』圖示,直接上傳本機電腦上的檔案。

 

  • 點選訊息框左側的『+』圖示,再點選『雲端硬碟檔案』,選擇您欲分享的雲端檔案。

 

2.  透過 Google Chat 發起音訊/視訊會議

在團隊溝通的過程中,經常會有需要分享螢幕畫面、講解詳細操作或共同完成提案的時候,這時您可以在 Google Chat 對話框中,直接發起一個 Google Meet 會議,讓同事、客戶或合作夥伴立即加入討論。

 

  • 點選訊息框右側的『視訊會議』圖示,再按enter鍵,即可邀請對方加入 Google Meet 會議。

 

  • 點選訊息框左側的『發起會議』,再複製會議連結,傳送給對方,也是一種邀請加入 Google Meet 會議的方法喔!這種方法更適用於欲邀請的部分對象目前不在 Google Chat 對話框中,可能是外部夥伴或客戶,把連結複製起來提供給他們,讓他們得以一起參與團隊的溝通。

千萬不要小看以上兩個方法,比起還要切換到另一個介面特別安排會議、邀請所有人等過程,Google Chat 整合 Google Meet 的用法更能助您快速建立會議、參與視訊/音訊討論,提升協作效率。

 

3. 表情符號與GIF讓 Google Chat 溝通更加生活化

第三個應用就比較有趣了!為了讓團隊溝通更加活潑,在 Google Chat 中您可以使用表情符號及GIF動圖,這也是傳遞當下情緒、活絡團隊氣氛的最佳方法呢。

 

  • 點選訊息框右側的『笑臉』圖示,選擇表情符號

 

  • 點選訊息框右側的『GIF』圖示選擇動圖,Google Chat 貼心內建了多個標籤,也可以透過關鍵字搜尋,想傳達要哪種情境都能滿足!

Google 自2018年起,持續積極以「Chat」取代原有的「Hangouts」聊天服務,新增的功能及與 Google 其他應用的整合也更加多元,不只讓工作訊息與私人訊息分流,還能協助團隊隨時保持溝通順暢,在活絡的氛圍中提高協作效率,讓團隊績效更上一層樓。

 

想了解更多 Google Workspace 的隱藏版實用功能,請持續鎖定宏庭架構師專欄,讓您新知訊息接不完喔!