透過 Google Drive 快速共享檔案、設定權限，團隊協作如魚得水！

Google 雲端硬碟(Google Drive)是 Google 提供的儲存空間，以免費帳號來說，Google 雲端硬碟提供每位使用者15 GB的儲存空間，讓使用者可以直接上傳檔案、備份資料，而且透過電腦、平板或手機等裝置皆能存取，相當方便。

該如何邀請團隊成員共同編輯、加註 Google Drive 中的簡報？想請多位合作夥伴檢視上傳了重要合約的資料夾，要怎麼操作呢？本篇文章就要來教大家 Google Drive 超實用的共用功能，並介紹您可以賦予他人的三個基礎權限+三個進階權限，讓團隊協作、廠商合作如魚得水！

 

Google Drive 檔案/資料夾共用操作懶人包

Step 1：選取您欲共用的檔案或資料夾，再點選『共用』

Step 2：輸入共用對象之 Email，一次可以共用給多個對象

Step 3：選擇您要賦予這些人員的權限種類(檢視者/加註者/編輯者/授予暫時存取權/轉移擁有權/移除)

Step 4：撰寫訊息給您要共用的人員，再點擊『傳送』

 

接下來，就讓宏庭 Google Workspace 架構師一步一步帶大家操作吧！

首先，先前往 Google 雲端硬碟。

 

Step 1：找到您欲共用的檔案或資料夾，再點選『共用』

 

Step 2：接著輸入共用對象的 Email，無論是不是 Gmail 帳號都可以喔！

 

Step 3：請選擇您要賦予這些人員的權限種類，在此分為『檢視者』、『加註者』、『編輯者』三種。

檢視者只能瀏覽，無法對檔案或資料夾做任何更動；加註者對檔案有評論權，也可以在評論的同時標註其他人；而編輯者則擁有最大的權限，既可以修改檔案內容、標題，也可以從資料夾中新增或刪除任何檔案。

 

Step 4：在開權限的時候，您可以撰寫訊息給您要分享的人員，向他們說明目的，再按下『傳送』

 

若檔案內容較為機密，您想邀請特定同事成為編輯者，但不希望對方再向他人分享檔案、變更他人的檔案權限，您可以點選『齒輪』進入『與使用者共用設定』，再把『編輯者可共用內容及編輯權限』勾選取消。

基礎的共用設定介紹就到這邊告一段落啦！接下來，我們會帶您認識三項 Google Drive 進階共用功能「授予暫時存取權」、「轉移擁有權」、「移除」的使用時機與操作方法，讓我們一起繼續看下去。

當專案編輯期限已截止，將進入審查階段，您希望現有的編輯者在指定時間內(如：30天內，或自訂2/25 23:59前)只擁有加註權或檢視權，都可以隨時點選『授予暫時存取權』。

 

而若專案負責人從您轉變為他人，您希望將檔案的擁有權轉移給對方，給他全權處理檔案的權力，則可以點選『轉移擁有權』。

 

另一方面，當專案成員有異動，特定人員不再需要檔案的任何權限，無論對方目前是編輯者、加註者還是檢視者，身為擁有者的您都可以隨時將其『移除』。

 

學會 Google 雲端硬碟的共用功能後，團隊協作與檔案權限設定將不再手忙腳亂，無論是企業內部人員需要共同撰寫專案，還是欲與外部合作夥伴共享資料，您都能輕鬆完成、得心應手！對於資料儲存也無須擔心，所有編輯過的內容都會自動儲存在 Google 雲端硬碟中。

想了解更多 Google Workspace 的隱藏版實用功能，請持續鎖定宏庭架構師專欄，讓您新知訊息接不完喔！

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