電子郵件為企業商業往來重要渠道之一,企業為節省額外管理與維護的成本支出,並加快營運效率,企業信箱的建置以及相關辦公軟體已有雲端化的趨勢,而非自行建置郵件系統。大部分企業在選擇辦公軟體時,常選擇兩大辦公軟體供應商 Google Workspace (原 G Suite) 或 Microsoft 365(前身為 Office 365),本篇文章將為您比較兩者差異,並依照需求提供您企業信箱推薦。

 

企業信箱推薦 文章重點

  1. 企業信箱推薦:Google Workspace v.s Microsoft 365 功能大比拚
  2. 企業信箱推薦:Google Workspace 五大優勢報您知
  3. 企業信箱推薦:結語
  4. 企業信箱推薦:延伸閱讀

 

企業信箱推薦:Google Workspace v.s Microsoft 365

項目

Google Workspace 

Microsoft 365

企業信箱

Gmail

Microsoft Outlook

協作工具

Google Docs, Google Slides, Google Sheets

(可以輸出成與 Microsoft Office 相容的格式,亦可於 Google Drive 中開啟 Office 檔案)

Word, PowerPoint, Excel

(檔案格式分為傳統型桌面軟體,以及Office Open XML,在轉換新舊版檔案時可能遇到部分功能不支援的狀況)

視訊會議

Google Meet

Microsoft Teams

即時通訊

Google Chat

Microsoft Teams

儲存空間

Google Drive

(雲端儲存空間依方案而定,詳見這篇文章)

OneDrive

(企業基本方案為每人1TB雲端儲存空間)

筆記/記事

Google Keep

OneNote

內部網站

Google Sites

SharePoint

平台特色

  1. 使用者介面較容易上手
  2. 線上協作同步性較高
  3. Gmail 網頁本身即整合了Google Chat、Calendar、Google Meet 等功能,無須切換至不同軟體
  1. 提供較多文件模板
  2. 適合較熟悉 Office 軟體的使用者
  3. 豐富的進階文書功能

 

企業信箱推薦:Google Workspace 五大優勢報您知

優勢一:直觀、易上手的 Gmail 電子郵件介面

如果您追求簡單易用性,那麼會建議您使用 Google 企業版 Gmail 而不是 Microsoft Outlook。與 Outlook 的預設介面相比,Gmail 提供簡化的介面和直觀使用的方式。無論是建立、回覆或管理電子郵件,Gmail 都提供了直觀介面以及易於使用的工具,可幫助使用者快速完成工作,尤其企業信箱提供與 Google 搜尋引擎一樣強大的搜尋功能,能幫助使用者準確且快速地查找信件!

在 Gmail 的介面上,您也可以直接發起一場會議或是進到聊天室,或隨時查看你的會議行程,無須切換 App;而使用 Microsoft 365 則需使用 Teams 的 App 開啟會議。另外,Google Workspace 也因應疫情的關係,迅速地推出幾項非常實用的功能,例如視訊會議中舉手發問按鈕、投票、錄影,甚至也可將背景虛化、噪音過濾等,助團隊提高視訊會議的效率與體驗。

優勢二:高度整合 Google 應用程式與多元外掛程式,助您提高工作效率

在 Gmail 信箱中的右側面版工具列有外掛程式可新增,例如預設的日曆、Google Keep、Task 都是用戶工作上方便的工具,讓您可直接一鍵開啟瀏覽今日工作事項與待辦事項。若信件中有待辦事項,也可直接將信件新增至右側面版 Tasks 中,方便後續追蹤,其他常見的專案管理工具,如 Slack、Asana、Trello 等,也能在外掛程式中找到。Outlook 在裝置端的版本需使用增益集,而網頁版則需要較多步驟才能找到增益集安裝。

優勢三:高效率郵件管理,Gmail 顏色標籤快速自動分類

Gmail 可透過內建標籤功能,設定篩選器自動為信件分類、標色,讓您一目了然信件分類,並且能為重要郵件加上星號或標記。若是 Microsoft 365 則需在 Outlook 中建立規則,讓郵件歸檔到資料夾中。

優勢四:團隊協作必備利器,Google Workspace 即時協作功能更順暢

依照企業需求,若有團隊協作需求或是常使用跨裝置處理文件如筆電、手機,只要有網路,隨時都可透過網頁瀏覽器登入使用 Google Docs。不論電腦作業系統是 Windows 或 Mac,或是在手機或平板上,隨時都可以直接在網頁上建立檔案、多人共同編輯,並開啟不同共用權限給對方,且軟體版本自動更新,永遠享有最新的版本。

對於已經習慣使用  Microsoft  Word 的用戶也無須擔心,Google Workspace 使用者可以在 Google Drive 中直接開啟 Word、Powerpoint,並編輯檔案、即時儲存。

使用 Microsoft 則需要定期更新電腦的應用程式至最新版本。若員工只需使用桌機或筆電,且需要使用到 Microsoft Word上的模板,例如商務信件、傳單模板, Microsoft 則擁有較多線上範本,可在建立新文件時從中選擇模板。

優勢五:管理後台更容易,無 IT 背景也可輕鬆操作

在 Google Workspace 管理控制台中,管理者可看見詳細的統計資訊,包含每項服務的使用情況、用戶的工作狀況分析、儲存空間用量,如果資料被編輯或下載,都可在後台清楚掌握。此外,也能針對敏感資料設定自動化規則,當機密外洩時即時通知管理者。

(延伸閱讀:Google Workspace 管理員福音!宏庭為您搶先揭密全新儲存空間管理功能)

 

企業信箱推薦:結語

在混合辦公當道的時局下,無論是 Google Workspace 還是 Microsoft 365,都能滿足公司行號對於企業信箱、協作套件、雲端儲存空間、視訊會議軟體的需求。根據上述指標得到總結,如果有強烈對於 Office 軟體高階功能之應用需求,那您可以考慮選用 Microsoft 365;而若您有跨裝置使用辦公軟體、企業信箱,以及團隊協作需求,則建議您選擇 Google Workspace 。Microfusion 宏庭科技可以協助您導入、移轉電子信箱系統,協助您數位轉型,歡迎您來信詢問及免費諮詢相關方案,我們將會有專人為您服務。

 

企業信箱推薦:延伸閱讀

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