Google Workspace 正式推出了全新儲存空間管理功能,讓企業或學校的超級管理員能夠直接查看、控管整間公司的空間使用狀況,從個別使用者、個別群體到整個組織的儲存空間用量,都能輕鬆掌握,進而做出相對應的管控措施。

透過此功能,超級管理員能針對不同OU(機構組織)/Groups(群組人員)/Users(個別用戶)設定客製化儲存空間用量限制規則,若儲存空間快要達到上限,超級管理員還會收到儲存空間用量警告。特別注意,目前僅有「超級管理員」可以使用儲存空間管理工具。在接下來的幾個月,Google Workspace 還會再把相關權限開放給其他管理員角色。

宏庭科技今天就要來搶先告訴您,這項新功能可以為企業與學校達成哪些效益、為何重要,以及實際操作方法解密,快來一探究竟吧!

 

本文重點

  1. Google Workspace 容量管理新功能 亮點搶先看
  2. Google Workspace 容量管理新功能 操作技巧報您知
  3. Google Workspace 容量管理新功能 官方教學影片
  4. Google Workspace 容量管理新功能 適用對象

 

Google Workspace 容量管理新功能 亮點搶先看

這項新功能可以讓「超級管理員」做到以下:

  • 檢視目前企業/學校的總儲存空間用量
  • 檢視目前企業/學校特定 Workspace 功能的儲存空間用量

(例如:在使用者介面直接查看Gmail或Drive的儲存空間用量)

  • 檢視企業/學校中儲存空間用量最大的使用者
  • 檢視企業/學校中占用儲存空間最多的共用雲端硬碟
  • 檢視儲存空間用量警告
  • 存取儲存空間用量分析報告
  • 限制使用者的儲存空間用量(可針對不同OU/Groups/Users設定)
  • 從管理員控制台(Google Admin Platform)刪除共用雲端硬碟

 

Google Workspace 容量管理新功能 操作技巧報您知

  • 目前僅超級管理員可以在管理控制台(Google Admin Platform)中使用此工具
  • 以超級管理員身分登入後,客戶可以在 Admin Platform 側欄中找到 「儲存空間」選項(如下圖所示),透過此選項,可以檢視所有使用者目前的容量空間狀態,同時也可以管理容量設定,針對不同OU/Groups/Users 做容量上限設定。

  • 另一方面,也可以下載所有使用者使用狀況的csv檔案,透過試算表篩選超過某容量上限的使用者,如下圖所示。

  • Admin Platform – Drive : 超級管理員可以查看/刪除容量高的共享資料夾(也可以在此作使用者權限設定),如下圖所示。

 

Google Workspace 容量管理新功能 官方教學影片

Google Workspace 容量管理新功能 適用對象

適用於 Google Workspace 所有版本之超級管理員,包含舊版 G Suite Basic 與 G Suite Business 之超級管理員。

 

功能更新資訊&圖片來源:Google Workspace 官方部落格

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