與外部人員討論會議時間時,常常需要來回溝通、反覆確認彼此有空的時段嗎?「預約時間表」是 Google Calendar 中的一大實用功能,您可以建立自己專屬的預約時間表,允許組織外或沒有您日曆權限的使用者,查看您有空的時段,並預約與您開會/面談的時間,如下圖所示。

當有外部人員預約您的時段,您會收到確認預約及更新預約的信件,在預約的行程開始之前,與您會議的對象也會自動收到一封提醒的電子郵件。另一方面,預約時間表允許您選擇會面方式,像是現場會面、電話溝通、Google Meet 視訊會議等,如果您選擇以視訊方式進行會議,系統會自動將 Google Meet 連結加入您的預約。

而近期 Google 也發布更新,在 Google Calendar 中設定預約排程表時,可以要求外部人員在預約時間之前,先驗證他們的電子郵件,以避免非相關人士的惡意預約。啟用後,外部人員若希望完成預約,就必須登入 Google 帳戶或使用 PIN 碼驗證其電子郵件地址,確保您免受潛在的惡意行為侵害,也讓您公司的資安受到保障。

 

如何要求外部人員驗證電子郵件

Step 1:從 Google Calendar 頁面點擊「建立」,再點擊「預約時間表」

Step 2:進入「開放預約時間表」畫面,點擊「預訂表單」

Step 3:將「要求電子郵件驗證」勾選

如此一來,您就可以確定預約時段者的身分,避免非相關人士的惡意預約,也讓企業或學校免於惡意行為的侵害。

 

要求電子郵件驗證功能適用對象 

  • 適用於 Google Workspace Business Standard、Business Plus、Enterprise Standard、Enterprise Plus、Education Fundamentals、Education Standard、Education Plus、Teaching and Learning Upgrade 和非營利版使用者。
  • 不適用於 Google Workspace Essentials、Business Starter、Frontline 以及舊版 G Suite Basic 和 G Suite Business 使用者。

 

功能更新資訊&圖片來源:Google Workspace 官方部落格

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