GWS小教室：Google docs 文件你不可不知的七大秘笈(下)

接續上篇對 Google 文件智慧功能、排版與版本紀錄的深入探討，本文將進一步講解剩下的四個秘笈，繼續鎖定「宏庭GWS小教室」帶來的秘笈！這篇文章將從 Google 文件在協作與創新方面的魔法！從精準的團隊溝通、AI 圖片生成，到專業範本應用與合法電子簽名功能，Google 文件正不斷優化，成為您與團隊提升生產力、應對混合工作挑戰不可或缺的協作工具。若有任何 Google Workspace 問題，也歡迎隨時聯繫宏庭科技。

版本紀錄：紀錄每一次、每個細微的調整

Google 文件 的「版本紀錄」功能就像一個時間機器，自動儲存文件上的每一次變更。這代表永遠不必擔心沒存到檔、電腦當機等事件，可以精確地追溯、審閱和恢復到文件的任何一個歷史版本，同時也可以看到是哪一位使用者進行編輯的。

如何使用：

1.使用者可以透過 檔案 > 版本紀錄 > 查看版本紀錄，或者點擊文件頂部的 icon (下圖紅框區) 來存取版本紀錄面板。

2.在螢幕右側，將看到文件歷史版本依時間順序排列。版本通常會分組顯示，使用者可以點擊下拉箭頭展開群組。在每個版本下方，都能清楚看到是誰做了哪些修改。點擊任一版本即可審閱其內容。

3.切換「顯示變更」選項，可以更清楚地看到不同版本之間的差異，這對於審閱協作者的修改尤其有用。

4.命名版本： 如果想追蹤特定草稿，可以為版本命名（例如：「企畫書 v1」）。這會讓日後查找變得非常容易，甚至可以篩選只顯示已命名的版本，對於長期專案的追蹤極為實用，也省去傳統文件每一版本就有一檔案的困擾。

5.恢復版本： 要恢復到較早的版本，可以直接點擊日期的版本。請注意，恢復版本會覆蓋當前所有變更，因此應作為最後手段，請謹慎使用。

6.複製特定區段： 如果只想恢復舊版本的部分內容，使用者可以選取該文字，右鍵點擊「複製」，然後關閉版本紀錄並貼回當前文件，這提供了極大的靈活性，也可避免版本覆蓋的困擾。

7.查看新變更： 當開啟一份 Google 文件 文件時，如果有人在上次查看後做了修改，會出現「查看新變更」通知。點擊此通知即可在新視窗中審閱這些變更，確保使用者始終掌握文件的最新動態。

版本紀錄通常被視為一個簡單的「復原」按鈕，用於糾正過去的錯誤。然而，這項功能所提供的細緻追蹤，遠遠超越了簡單的復原操作。它不僅能顯示誰做了什麼變更，還能讓使用者為特定版本命名，從舊版本中選擇性地複製內容，而無需恢復整個文件。此外，也解決了傳統文檔有不同版本的檔案，造成版本混亂的問題。

註解、指派、回應、審閱 4 功能增加團隊協作力

進階註解與建議：精準溝通，高效審閱

Google 文件 的協作功能不僅限於共同編輯，其註解和建議系統提供了一套強大的工具，讓團隊溝通更精準、文件審閱更高效，從而提升整體協作品質。

如何新增註解：內容細節討論與建議

• 方法一：選取你想要註解的文字、圖片或單元格，按右鍵選取「註解」選項。
• 方法二：右側邊攔，點選新增註解 icon。

指派行動項目：專案分工好幫手

• 在註解中輸入 @ 符號，接著輸入你想要指派任務的人員姓名或電子郵件地址。
• 當有正確的任務時，可點選「指派為工作」，選擇指派對象及日期。被指派者將會收到電子郵件通知，確保任務清晰且可追蹤。任務也會自動連結到 Google 日曆日期，確保指派對象在規劃工作流程時，會依據指定日期完成指派工作。

表情符號回應：增加團隊互動性

除了文字註解，使用者還可以對文件中的特定內容或現有註解添加表情符號回應，提供快速、輕鬆的非正式回饋。將滑鼠懸停在註解上，點擊「新增表情符號回應」圖示即可選擇，這有助於簡化輕量級的溝通。

審閱模式：建議編輯模式保留文檔完整性

「建議模式」讓使用者可以在不直接修改原始文字的情況下，提出修改建議。你的變更會以不同顏色顯示，刪除的內容會被劃掉，文件擁有者可以逐一或一次性地接受或拒絕這些建議，從而保持文件的原始完整性。

• 如何啟用建議模式： 在工具列右上角點擊「編輯」模式，然後從下拉選單中選擇「建議」。
• 接受或拒絕建議： 文件擁有者可以選擇逐一接受或拒絕建議，也可以透過 工具 > 查看修訂建議的編輯，來一次性接受或拒絕所有建議，這在處理大量修改時可以增加審閱效率。
• 與 Microsoft Office 文件的互通性： Google 文件支援與 Microsoft Office Word 的無縫轉換。Microsoft Office 中的追蹤修訂會自動轉換為 Google 文件 中的建議，反之亦然，確保跨平台協作的順暢性，這對於混合辦公環境尤為重要。

文件中的協作通常僅涉及簡單的共享和編輯。然而，Google 文件的這些進階功能，例如在註解中指派行動項目、使用表情符號回應進行快速回饋，以及用於非破壞性編輯的「建議模式」，將協作提升到一個高度細緻且情境化的互動層次。在文件中直接指派行動項目，確保了明確的任務委派和責任歸屬，減少了對獨立專案管理工具的需求。表情符號回應提供了輕量級、即時的回饋，無需正式的文字。而「建議模式」則允許結構化的審閱週期，其中提出的變更清晰可見，並且可以被接受或拒絕，從而最大限度地減少溝通不暢並維護文件完整性。這直接減少了歧義，並降低了對外部、碎片化通訊管道（如電子郵件或聊天應用程式）進行文件特定討論的依賴。

圖片生成：視覺內容隨心所欲

現在，使用者甚至可以直接在 Google 文件中使用 Gemini 來生成獨特的圖片，為文件增添視覺魅力，無需離開文件環境即可完成視覺內容的創作。請注意，目前此功能僅支援英文版本，使用此功能時，請將 Google 帳號的語言調整為英文版本。

如何使用：

• 在文件中點擊 Insert > image > Gernerate an image。
• 提供詳細的圖片描述 prompt，描述越具體，生成的圖片越符合預期。
• 使用者可以調整圖片的風格（如「寫實」、「卡通」或「油畫」）和長寬比，直到滿意為止。
• 生成後，點擊「插入」即可將圖片添加到文件中。使用者甚至可以為不分頁格式的文件生成封面圖片，讓文件更具吸引力。

Generate an image 功能會出現在 Google 文件的右側欄，如下操作所示，輸入 prompt「a bottle of water on the table, oil painting style」，也可以選擇圖片風格，Gemini 即生成四種版本的「油畫風格的水瓶在桌上」，而在這邊的 prompt 的水瓶並未指出是塑膠或是玻璃水瓶，Gemini 也貼心的生成兩種材質的水瓶。此一功能無疑是大幅提升文件視覺相關的內容，無須離開 Google 文件介面，即可創作獨特圖片，從而提升文件吸引力，讓內容更生動。

專業應用：電子簽名

電子簽名功能：簡化合約流程

Google Workspace 內建的電子簽名功能，讓使用者無需離開文件(Docs)或雲端硬碟(Drive)，即可輕鬆發起、管理和簽署電子合約，大幅簡化傳統的簽署流程，同時確保合約的合法性和安全性。

適用情境：

• 供應商協議： 快速執行與供應商的合約，加速業務往來。
• 內部審核流程：文件內容審核，減少紙本審核，利用電子簽名，加速流程推進。

法律效力：電子簽名在許多國家和地區（包括美國和歐盟）具有法律約束力。例如，美國的 ESIGN Act 2000 賦予電子簽名與手寫簽名相同的法律地位，確保其法律效力。Google Workspace 的電子簽名工具符合多項通用安全和數據法律標準，如 SOC 2 Type II、GDPR、ISO/IEC 27001，並使用 Adobe Approved Trust List (AATL) 認證機構頒發的證書，確保其合法性和安全性，讓使用者可以安心使用。

如何發起簽名請求：

1. 開啟電子簽名側邊欄：

• 從 Google 文件： 點擊 工具 > 電子簽名。
• 從 Google 雲端硬碟 (PDF 檔案)： 開啟你的 PDF 合約，點擊右上角的三點選單 > 電子簽名。

2. 輸入簽名詳細資訊： 在電子簽名側邊欄中，使用者可以管理簽署人，並將簽名欄位拖曳到文件中。設定完成後，點擊「請求電子簽名」即可通知簽署人，系統會自動發送電子郵件。

3. 簽署文件： 簽署人會收到一封名為「[文件名稱] 的電子簽名請求」的電子郵件。他們只需開啟郵件，點擊「簽署」並填寫所需資訊即可完成簽名，整個過程十分快速。

這項功能的效益在於數分鐘內即可發起簽名請求，使用者可以隨時隨地在行動裝置上簽署文件，並且能輕鬆建立和管理合約範本，大幅提升工作效率。此功能在 Google Workspace Business Standard 和 Plus、Enterprise Starter、Standard 和 Plus、Enterprise Essentials 和 Enterprise Essentials Plus 以及 Education Plus 方案都可以使用。

電子簽名功能代表 Google 文件演變為一個能夠處理敏感、具有法律約束力交易的綜合協作平台，讓組織能夠實現合約管理的真正端到端數位工作流程，提高營運效率，減少環境影響，並增強法律合規性。

實用表格：Google 文件 進階功能速查表

 

本次 Google 文件的七件小秘笈完成了！恭喜你，現在你已經掌握了 Google 文件 的許多超能力！從智慧和構成要素的自魔法，讓資訊插入和內容生成變得輕而易舉；到文件分頁和不分頁格式的流暢體驗，徹底改變了大型文件的組織與閱讀方式；再到版本紀錄的無憂追溯，確保每一次修改都可控可查；以及進階協作功能，實現了團隊間精準、情境化的溝通；最終，革命性的 Gemini，讓內容創作和視覺化變得前所未有的輕鬆。Google 文件遠不止是一個文字處理器，它是一個協作且由 AI 驅動的生產力中心，旨在讓你和你的團隊工作更智慧、更高效。

「宏庭 GWS 小教室」僅是一個開場，未來會再分享更多 Google Workspace 相關功能。無論您了解 Google Workspace 強大的協作能力，或者是想體驗新 AI 工作型態，任何需求皆可以聯繫宏庭科技，將有專人與您聯繫！宏庭科技作為 Google Cloud 的菁英合作夥伴，以深厚的專業技術協助企業導入 Google Workspace 並應對混合工作環境的挑戰。不論您是希望提升協作效率，還是想把握 AI 驅動的商業契機，宏庭科技都能提供專業的顧問服務與技術支援。敬請持續關注我們的活動訊息，探索更多 AI 工作型態的實用場景！若您對 Google Workspace 的多元應用有興趣，請密切關注我們的活動訊息，期待在活動中與您相見！

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• GWS小教室：Google docs 文件你不可不知的七大秘笈(上) 
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