在協助企業進行數位轉型的過程中，宏庭科技團隊經常發現一個有趣的現，許多企業已經採用了最先進的雲端服務，但在處理「公用信箱」（如 contact@company.com 或主管信箱代管）時，卻仍習慣使用最傳統、風險也最高的方式——「交出帳號密碼」。
共用密碼不僅容易因為雙重驗證（2FA）卡關導致登入困難，更讓資安稽核變得不可能（因為分不清楚是誰寄出了那封信）。
身為您的雲端技術夥伴，今天我們要分享 Gmail 內建最強大的協作功能——「委派（Delegation）」。透過委派，您可以在不洩漏密碼的前提下，授權同事讀取、傳送和刪除郵件，完美平衡效率與安全性。
為什麼現代企業應全面導入「委派」機制？
「身分驗證（Identity）」是資安的第一道防線。當多人共用一組密碼，這道防線就形同虛設。
隨著雲端趨勢走向零信任（Zero Trust）架構，企業必須確保每一個操作都能被追蹤。Gmail 的委派功能允許代理人使用「自己的帳號」登入，切換身分去處理公務。這意味著，系統紀錄會清楚顯示「這封信是由 A 代理 B 發出的」，不僅釐清了責任歸屬，也讓權限管理更加靈活——當員工離職或職務調動時，您只需在後台移除委派權限，而無需驚慌失措地更改公用信箱密碼。
以下是我們為您整理的詳細操作指南：
新增委派代表以協作處理電子郵件
若要設定委派，請遵循以下步驟：
- 在電腦上開啟 Gmail。
注意： 你目前無法透過 Gmail 應用程式新增委派代表。 - 依序按一下右上方的「設定」圖示 → [查看所有設定]。
- 按一下 [帳戶和匯入] 或 [帳戶] 分頁標籤。
- 在「授權以下使用者存取我的帳戶」部分中，按一下「新增其他帳戶」。
注意： 如果你使用的是公司或學校專屬的 Gmail 帳戶，貴機構可能對電子郵件委派功能設有限制。假如你沒有看到這項設定，請與管理員聯絡。 - 輸入要新增的委派代表電子郵件地址。
提示： 如果你使用的是公司、學校或其他機構專屬的 Gmail 帳戶，只要管理員允許，即可輸入群組電子郵件地址。請注意，該群組的網域必須與貴機構相同。你無法將委派代表權限授予群組的外部成員。
重要事項： 如果你委派的帳戶是新帳戶，或是帳戶的密碼已重設，管理員必須關閉首次登入時要求使用者變更密碼的設定。- 瞭解管理員如何新增使用者。
- 瞭解管理員如何重設密碼。
- 依序點選「下一步」→「傳送電子郵件以授予存取權」。
設定後的注意事項：
- 你新增的人員會收到一封確認用的電子郵件，委派邀請的有效期限為一週。
- 如果你新增的委派代表是群組，所有群組成員都會成為委派代表，不必再另行確認。
- 新增的委派代表最慢可能需要 24 小時才會生效。
存取委派帳戶
帳戶擁有者授予存取權後，您就能存取委派帳戶。請依照以下步驟操作：
步驟 1：接受邀請
重要事項： 邀請必須在一週內接受，否則就會失效。
- 在電腦上開啟 Gmail。
- 查看收件匣中是否有主旨為「<擁有者姓名>已將自己的 Gmail 帳戶存取權授予你」的邀請電子郵件。
- 開啟電子郵件。
- 按一下確認連結。
步驟 2：開啟委派收件匣
- 在電腦上登入您的 Gmail 帳戶。
- 按一下右上方的個人資料相片。
- 在選單中找出標示為「委派」的帳戶。
- 按一下委派帳戶的名稱。
- 系統隨即會開啟新分頁，顯示委派帳戶擁有者的收件匣。
- 如要確認您登入的帳戶是否正確，請檢查頂端的電子郵件地址。
步驟 3：切換回您的帳戶
關閉委派帳戶的新瀏覽器分頁。
您也可以執行下列操作：
- 按一下右上方的個人資料相片。
- 在選單中選取您的電子郵件地址。
提示：
- 請勿直接將委派收件匣加入書籤，存取連結可能會變更。
- 如要確保您存取的帳戶正確無誤，請使用 Gmail 中的帳戶切換選單。
一個看似簡單的 Gmail 設定，其實反映了企業在 雲端部署 與資安治理上的細膩度。
在 宏庭科技協助客戶優化 Google Workspace 架構的經驗中，我們發現許多企業在導入初期，往往只關注功能的「有無」，而忽略了設定上的最佳實踐。像「委派」這樣的功能，正是解決組織協作效率與安全性衝突的最佳解方。
未來的雲端趨勢將更著重於自動化與精細的權限控管。無論是 FinOps 成本優化，還是導入生成式 AI 輔助辦公，基礎的帳號權限管理都是一切的基石。建立正確的使用習慣，才能讓您的企業在享受 雲端服務 便利性的同時，無後顧之憂。
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