GWS小教室：Google docs 文件你不可不知的七大秘笈(上)

Google 文件 效率翻倍小秘笈：釋放你的文件超能力！

在現今快速變遷的數位時代，Google Workspace 已不再只是辦公工具的集合，更是一場工作效率的全面革新。除了 Gemini for Google Workspace 的智慧功能外，其中的文件、簡報、試算表等更是顛覆了傳統的工作模式，以前，不管是簡報檔或是文件檔，都無法同時共同編輯，現在，無論身處何地，團隊成員都能在同一份文件上即時協作，想法與修改同步呈現，這不僅消除了版本混亂的困擾，更大幅加速了專案進度。Google Workspace 的強大之處，在於其無縫整合的應用程式生態系，從文件、試算表到簡報，再到日曆與電子郵件，所有工具都緊密相連，讓資訊流動暢通無阻。而全新系列的「宏庭 GWS 小教室」，期望帶給大家 Google Workspace 隱藏功能，帶領各位發掘更多好用功能，讓工作事半功倍！

Google 文件的價值不僅在於其單一功能，更在於它與 Google Workspace 其他服務的深度整合。許多使用者可能將 Google 文件 視為獨立的文字處理應用程式，類似於傳統的桌面軟體。然而，這項工具的設計理念是建立一個緊密相連、相互依存的生態系統。以下將分為

認識 @ 符號的魔法，快捷指令效率倍增的秘密武器

在 Google 文件 中，小小的 @ 符號蘊藏著巨大的魔法。@ 符號不僅僅是用於提及他人，更是一個強大的快捷鍵，讓使用者能快速插入連結檔案、模板、自動化多項任務等，從而大幅提升工作效率。

(1). 使用者、檔案、日期、事件、地點

透過 @ 符號，使用者可以輕鬆插入多種功能，可以即時顯示相關資訊，並提供便利的互動功能：

• 使用者： 在文件中輸入 @ 後，接著輸入人名或電子郵件地址，即可插入一個人員選項。將滑鼠懸停在選項上，可以快速查看該人員的聯絡資訊。這對於團隊協作中快速提及或查找聯絡人來說，是非常方便的功能。然而，需要注意的是，提及他人並不會自動授予他們文件存取權限，文件擁有者仍然需要手動分享文件。

• 日期：點智慧方塊後，選擇日期，可選擇指定日期。

• 檔案： 輸入 @ 後，接著輸入其他 Google 文件、試算表或簡報的檔案名稱，即可插入一個檔案。將滑鼠懸停在上可以預覽檔案內容，點擊即可快速開啟相關文件。這對於需要頻繁引用相關文件的專案來說，有極大的便利，有助於保持文件之間的關聯性。

• 日曆事件： 輸入 @ 符號到「日曆事件」選項，或者透過 插入 > 智慧 > 日曆事件，即可將 Google 日曆中的會議或活動資訊直接嵌入文件中。插入後，會顯示一智慧型方框，只要再按下「tab」可插入會議記錄，省去製作會議記錄格式時間。

• 地點： 輸入 @ 符號後，接著輸入地點、地址或位置名稱，即可插入 Google 地圖地點。這能讓使用者快速連結到地圖資訊和導航，對於需要標示特定地點的文件內容非常有用。

(2). 善用「構成要素」：一鍵生成專業格式

「構成要素」是 Google 文件 提供的一系列預設格式內容，能讓使用者快速插入專業且結構化的資訊，省去從頭開始設計的麻煩。使用者可以透過「@ 選單」或「插入→構成要素」叫出需求要素。

• 會議記錄： 從構成要素中選擇「會議記錄」，Google 文件自動從使用者的 Google 日曆中提取會議詳細資訊（日期、標題、與會者），並生成結構化的「會議記錄」和「代辦事項」核取方塊區塊，極大地簡化了會議記錄的流程。並且在你撰寫完會議紀錄後，可以按下下圖紅色圓圈處，可直接連結到 Gmail 信箱格式，只要按下發信即可。

• 電子郵件草稿： 從構成要素中選擇「電子郵件草稿」，即可在文件中直接草擬電子郵件。使用者可以添加收件人、主旨和郵件內容，並進行格式設定。完成後，點擊「在 Gmail 中預覽」按鈕，即可在 Gmail 中開啟並發送，這項功能非常適合團隊協作撰寫郵件。

• 工作追蹤表： 構成要素還包含專案管理相關的模組，例如「資產追蹤器」和「任務追蹤器」。這些預設的結構能幫助使用者輕鬆地在文件中組織專案細節、分配任務和追蹤進度，讓文件成為專案管理的中心。

還有更多「@」選單功能，遠不止於以上介紹的幾點大項，還有更多功能等你探索，例如意見調查、產品路徑圖等等。Google 文件提供了一種直接且即時的方式，讓使用者在文件中存取各種動態內容和預先建構的結構，包括連結到人員、檔案、日期、事件、地點，甚至評分資訊，以及完整的「構成要素」如會議記錄和電子郵件草稿。這種將多種功能集中於文件內部的設計，顯著減少了使用者在複雜選單中導航、開啟新分頁或在不同應用程式（如日曆、Gmail、雲端硬碟）之間切換的需求。這種直接存取方式最大程度地減少了「上下文切換」的成本，即在不同任務或介面之間轉換時所花費的心理努力和時間，並大幅減少了完成任務所需的點擊次數。

以下整理出實用表格，提供快物速功能查找：

(3). 實用表格：智慧與構成要素速查表

文件分頁，大型文件的結構化利器

想像一下，你的 Google 文件不再是單一的長卷軸，而是像網頁瀏覽器一樣，可以擁有多個分頁！「文件分頁」功能讓使用者能夠將大型文件組織成不同的區段，每個區段就像一個獨立的分頁，極大地提升文件的結構化程度。

如何使用：

• 在文件左上角點擊「顯示分頁與大綱」圖示，即可啟用左側面板。
• 點擊「新增分頁」即可創建新分頁。使用者甚至可以新增子分頁，最多可巢狀三層，實現更細緻的內容分類。
• 使用者可以輕鬆地重新命名、複製或刪除分頁。
• 透過拖曳方式調整分頁的順序，以符合邏輯結構。
• 針對特定分頁複製連結，可以直接分享文件的特定部分，而非整個文件。

這項功能的最主要的目的，是將文件結構化，將分頁作為文件章節，從而便於導航，顯著提升了大型文件的組織性。例如在執行行銷專案時，傳統的文件會區分活動前期規劃、執行Rundown、人力分配等檔案，文件四散各地，現在 Google 文件有了分頁功能，讓內容可以總結在同一份文件。更有組織性的在規畫專案，讓作者能夠以更直觀、模組化的方式組織資訊。這項功能對於包含多個獨立章節的專案、報告或手冊特別有益，有助於實現更好的組織性，並改善文件撰寫和閱讀體驗。這也代表 Google 文件正朝著支援更複雜內容架構的方向發展。

不分頁格式，流暢閱讀與創作體驗

「不分頁格式」是 Google 文件 的一項創新功能，它移除了傳統的頁面邊界和分頁符號，讓內容能夠無縫地流動，並根據不同的螢幕尺寸自動調整，從而提供更流暢、無干擾的閱讀與創作體驗。

優點：

• 改善使用者體驗： 提供無邊際的內容流動、簡化的格式設定，從而增加使用便利性。
• 強化協作： 促進實時協作，讓團隊成員能更高效地在同一份文件上工作，因為無需擔心頁面邊界對排版造成的影響。
• 提升生產力： 消除頁面邊界，讓使用者能更專注於內容本身，減少花費在格式調整上的時間，進而提升生產力。
• 跨裝置適應性： 內容能自動適應不同螢幕尺寸和方向，確保在各種裝置上都能獲得一致且優化的檢視體驗，無論是在桌機、平板或手機上。
• 無干擾閱讀： 移除視覺上的頁面斷點，提供更連貫的閱讀體驗，特別適合長篇內容。

適用情境與考量：

「不分頁格式」非常適合用於數位優先的內容創作、腦力激盪、或任何長篇寫作，在這些情境下傳統頁面邊界顯得多餘。此外，雖然「不分頁格式」專為數位檢視設計，但在列印或匯出為 PDF 時，可能會遇到格式和版面配置保留上的挑戰。對於非常長且複雜的文件，如果沒有傳統分頁符號作為視覺參考，列印時可能會需要調整為傳統格式，以利列印。「不分頁格式」不僅僅是一種視覺偏好，更是在撰寫文件、或是創作不設限文字格式。雖然文件列印時，會需要調整為傳統分頁形式，但是可以促進一個較少限制且更靈活的創作過程，對於協作腦力激盪或連續性文件特別有價值，因為其最終輸出主要是數位形式。

本文深入探討了三大 Google 文件如何透過其整合性與創新功能，如 「@ 符號智慧功能」、「文件分頁」及「不分頁格式」，徹底改變了傳統的工作模式，顯著提升了團隊協作效率與個人生產力，讓文件不只是單純的文字處理工具，更是專案管理與資訊共享的中心。

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